Penyiangan Koleksi Bahan Pustaka

BAB I

PENDAHULUAN

1.     LATAR BELAKANG

Penyiangan merupakan salah satu langkah dalam pengembangan koleksi yang sulit untuk dilakukan, tetapi langkah ini  juga merupakan suatu proses yang penting. Penyiangan koleksi (weeding) adalah suatu praktik dari pengeluaran  atau pemindahan ke gudang, duplikat bahan pustaka, buku-buku yang jarang di gunakan, dan bahan pustaka lainnya yang tidak lagi di manfaatkan oleh pemustaka,  dan bahan pustaka lainnya yang tidak lagi di manfaatkan oleh pemustaka. sementara Bahan pustaka adalah salah satu unsur penting dalam sebuah sistem perpustakaan. Nilai informasi yang dikandung didalam suatu bahan pustaka, serta harga bahan pustaka yang relative cukup mahal, mengharuskan perpustakaan melakukan upaya-upaya pelestarian. Upaya pelestarian bahan pustaka di perpustakaan tidak hanya dalam hal fisik, tetapi juga dalam hal informasi yang terkandung didalamnya. Dengan kata lain upaya pelestarian ini dimaksudkan untuk menjaga bahan pustaka yang dimiliki agar tidak cepat mengalami kerusakan yang disebabkan oleh berbagai macam serangga, rayap, pemakaian oleh pengguna perpustakaan, cuaca dan kondisi alam (basah, lembab, sinar matahari dan lain-lain).

Dengan demikian upaya pelestarian ini dapat menjaga dan melindungi bahan pustaka supaya menjadi lebih awet, bisa dipakai lebih lama dan bisa menjangkau lebih banyak pembaca perpustakaan.

Menurut Sulistyo Basuki dalam buku Pengantar Ilmu Perpustakaan (1991:271-274) disebutkan bahwa preservation atau pelestarian mencakup semua aspek usaha melestarikan bahan pustaka dan arsip, termasuk didalamnya kebijakan pengelolaan, keuangan, sumber daya manusia, metode, dan teknik penyimpannnya. Conservation atau pengawetan terbatas pada kebijakan serta cara khusus dalam melindungi bahan pustaka dan arsip untuk kelestarian koleksi tersebut.Kebijakan pengawetan dan pelestarian bahan pustaka suatu perpustakaan berkaitan dengan perencanaan serta kegiatan mengurangi kerusakan bahan pustaka.

        Kegiatan-kegiatan pengawasan lingkungan dan fisik materi dan gedung, pengembangan perencanaan kesiagaan terhadap kerusakan bahan pustaka, usaha alih media/bentuk, serta perawatan preventif dan perbaikan dituangkan dalam program yang terpadu. Harus ditunjuk orang, bagian atau pihak tertentu yang bertanggung jawab atas program pengawetan dan pelestarian ini, yang dapat bekerja sama dengan berbagai pihak, termasuk di dalamnya pihak administrasi perpustakaan, pengawas gedung (maintenance), dan pihak atasan dari instansi induk setempat. Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, kebutuhan pengguna yang meningkat dan berubah dari waktu ke waktu, serta pengembangan koleksi perpustakaan yang dilakukan secara terus menerus menyebabkan makin bertambah banyaknya koleksi yang ada di perpustakaan. Sebagian koleksi pustaka 

akan berkurang manfaatnya, misalnya karena ada perkembangan baru sehingga diperlukan edisi mutakhir. Ada koleksi pustaka yang walaupun usia terbitannya sudah tua, tetapi nilainya makin tinggi, baik nilai ilmiahnya (intrinsik), maupun nilai fisiknya (ekstrinsik). Koleksi pustaka tersebut merupakan karya langka, memuat sejarah perkembangan ilmu pengetahuan serta diakui sebagai akar perkembangan ilmiah masa kini. Masalah lain adalah makin terbatasnya ruang perpustakaan tempat menyimpan koleksi dan makin tingginya biaya pemeliharaan, sehingga perlu mengurangi buku-buku yang benarbenar sudah tidak bermanfaat. by Han - UT Malang / Pokjar Pacitan. Berdasarkan hal tersebut, maka usaha penyegaran koleksi melalui kegiatan penyiangan koleksi perpustakaan menjadi sangat penting, terutama untuk meningkatkan daya guna dan hasil guna bahan pustaka sesuai dengan kebutuhan pengguna dan misi perpustakaan.

1.     LANDASAN TEORI

Dalam rangka melaksanakan kegiatan perawatan dan pelestarian bahan pustaka, maka diperlukan tenaga untuk merealisasikan kegiatan itu. Dalam kedinasan tentunya tenaga-tenaga itu harus berada dalam suatu struktur organisasi. Berdasarkan jenis dan besar kecilnya (ukuran) perpustakaan, maka dikemukakan beberapa model organisasi perawatan dan pelestarian bahan pustaka.

Perawatan dan pelestarian bahan pustaka di Indonesia masih mengalami berbagai kendala, seperti kurangnya tenaga pelestarian, belum adanya lembaga pendidikan yang mengkhususkan daripada bidang keahlian ini, belum jelasnya tingkat pendidikan yang dibutuhkan untuk keahlian ini. Di samping itu banyak

pimpinan serta pemegang kebijakan belum memahami pentingnya pelestarian bahan pustaka, sehingga mengakibatkan kurangnya dana, perhatian, dan fasilitas yang tersedia. By Hanung Prasetya Utomo / UPBJJ-UT Malang Pokjar Pacitan

Kebutuhan pengguna perpustakaan akan berubah dari waktu ke waktu. Di samping itu dengan makin berkembangnya ilmu dan teknologi, maka beberapa bahan pustaka menjadi usang isinya. Untuk menjaga agar koleksi perpustakaan dapat bermanfaat bagi penggunanya, maka selain koleksi itu perlu ditambah, koleksi itu perlu pula disiangi. Peraturan tertulis mengenai penyiangan perlu dimiliki oleh sebuah perpustakaan, agar pelaksanaan penyiangan konsisten dari waktu ke waktu.

1.     RUMUSAN MASALAH

Makalah ini akan membahas tentang:

1. Prosedur Penyiangan
2. Penyiangan Koleksi Bahan pustaka

BAB II

PEMBAHASAN

Penyiangan Koleksi yaitu proses seleksi dan penarikan koleksi dari perpustakaan karena suatu keperluan tertentu, karena tidak bermanfaat lagi bagi pengguna perpustakaan yang bersangkutan, atau terjadi perubahan subjek untuk bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi, atau bahkan karena sangat dibutuhkan oleh perpustakaan lain. Dalam rangka pemeliharaan bahan pustaka dan upaya kegiatan preservasi dan konservasi informasi, Perpustakaan melakukan penyiangan koleksi buku-buku teks yang ada di bagian layanan koleksi cadangan. Penyiangan koleksi ini dilakukan karena tuntutan kebutuhan ruang yang terus bertambah seiring dengan pertambahan koleksi buku teks yang terus bertambah juga jumlahnya.

Kegiatan penyiangan koleksi buku-buku teks ini diakukan sebagai usaha untuk mengeluarkan atau menarik buku-buku teks yang kurang pemanfaatannya, atau bahkan tidak termanfaatkan sama sekali. Buku-buku teks tersebut biasanya adalah buku-buku yang merupakan hadiah dari pihak luar, yang pada kenyataanya pemanfaatan bagi users kurang atau tidak ada sama sekali. Buku-buku tersebut biasanya memiliki subyek yang tidak sesuai dengan jurusan atau program studi yang ada di universitas. Selain itu faktor bahasa yang kurang dikenal dan tahun terbit yang sudah tidak bisa dikatakan baru lagi, adalah faktor yang membuat buku-buku tersebut menjadi tidak laku. By Hanung Prasetya Utomo / UPBJJ-UT Malang Pokjar Pacitan.

Buku-buku teks dengan kondisi yang sudah tidak bisa diselamatkan lagi atau buku rusak, termasuk dalam kategori buku-buku yang harus disiangi. Buku-buku yang termasuk dalam kategori buku rusak adalah buku-buku yang halamannya tidak lengkap dan sudah tidak bisa diusahakan untuk dilengkapi, buku dengan kondisi banyak sobekan hingga tidak bisa dipakai (brodol dan lusuh/lecek), dan kondisi-kondisi lain yang membuat buku tersebut secara phisik tidak bisa dipajang dalam rak buku untuk dilayangkan.

A. Prosedur Penyiangan

1. Menentukan persyaratan koleksi pustaka yang akan disiangi misalnya atas dasar: usia terbit, subjek, cakupan, kandungan informasi.

2. Menentukan jenis koleksi yang akan disiangi, misalnya buku, majalah, brosur, leaflet, kaset rekaman, laporan tahunan/bulanan dan sebagainya.

3. Pemilihan/seleksi koleksi pustaka yang perlu dikeluarkan/disiangi. Pada tahap ini perlu dipertimbangkan koleksi pustaka yang dianggap sudah tidak bermanfaat bagi pemakai perpustakaan, terutama dalam hal edisi terbitan, volume, nomor dan subjek.

4. Mengeluarkan kartu buku, mencabut katalog dari semua jajaran katalog, menghapus data dari pangkalan data/katalog elektronik. by Han - UT Malang / Pokjar Pacitan

5. Koleksi pustaka yang disiangi diberi cap yang berbunyi: “Dikeluarkan dari koleksi perpustakaan”.

6. Membuat Berita Acara tentang hasil penyiangan/penghapusan untuk keperluan pertanggungjawaban administrasi dengan dilampiri daftar bahan pustaka hasil penyiangan.

7. Menyimpan di gudang atau menawarkan ke perpustakaan lain yang diperkirakan lebih membutuhkan.

Kegiatan penyiangan koleksi buku-buku teks ini diakukan sebagai usaha untuk mengeluarkan atau menarik buku-buku teks yang kurang pemanfaatannya, atau bahkan tidak termanfaatkan sama sekali. Buku-buku teks tersebut biasanya adalah buku-buku yang merupakan hadiah dari pihak luar yang pada kenyataanya pemanfaatan bagi users kurang atau tidak ada sama sekali. Buku-buku tersebut biasanya memiliki subyek yang tidak sesuai dengan jurusan atau program studi yang ada di universitas. Selain itu faktor bahasa yang kurang dikenal dan tahun terbit yang sudah tidak bisa dikatakan baru lagi, adalah faktor yang membuat buku-buku tersebut menjadi tidak laku.

Pelaksana kegiatan penyiangan/pencabutan buku-buku adalah petugas yang ada di bagian layanan koleksi cadangan. Karena pada tahap awal pelaksanaan penyiangan/pencabutan adalah di bagian cadangan. Selanjutnya direncanakan proses penyiangan/pencabutan selanjutnya diteruskan di bagian layanan buku-buku teks yang bisa dipinjam (sirkulasi) yang pelaksanaanya akan dilakukan pada waktu dan oleh petugas tersendiri (diproyekan). By Hanung Prasetya Utomo / UPBJJ-UT Malang Pokjar Pacitan

Semua buku-buku hasil penyiangan/pencabutan yang disimpan di gudang, di data oleh petugas bagian cadangan. Dan sewaktu-waktu ada pertanyaan tentang buku-buku tersebut, data dan buku siap untuk diberikan/dilayankan. Proses selanjutnya (proses akhir) dari kegiatan penyiangan/pencabutan buku-buku yang kurang atau tidak dipakai sama sekali, akan dibicarakan di tingkat pimpinan perpustakaan dan universitas lebih lanjut. Apakah akan di selamatkan informasinya (alih media), disumbangkan atau dihanguskan data dan phisiknya

Fungsi dari kegiatan konservasi dan preservasi sebagai upaya pengawetan dan pelestarian bahan pustaka adalah sebagai berikut:

1. Fungsi melindungi, adalah untuk melindungi bahan pustaka supaya terjaga kelestariaannya sehingga dapat digunakan lebih lama

2. Fungsi pengawetan, untuk membuat bahan pustaka menjadi lebih awet dan tahan lama

3. Fungsi Kesehatan, adalah terjaga kebersihannya sehingga petugas maupun pengguna perpustakaan terjaga kesehatannya

4. Fungsi pendidikan, adalah melatih atau mendidik pengguna untuk lebih memperhatikan penggunaan dan perlakuan terhadap bahan pustaka

5. Fungsi kesabaran, adalah melatih kesabaran karena untuk merawat bahan pustaka diperlukan kesabaran yang besar

6. Fungsi sosial, adalah mampu menciptakan komunikasi dan hubungan dengan pihak luar

7. Fungsi ekonomi, adalah menghemat anggaran dalam kegiatan pemeliharaan bahan pustaka

8. Fungsi keindahan, karena dengan kerapian dan kebersihan bahan pustaka maka akan tercipta keindahan sehingga pengguna akan merasa senang

B. Penyiangan Bahan Pustaka

Penyiangan bahan pustaka atau weeding yaitu upaya mengeluarkan koleksi dari susunan rak karena tidak diminati terlalu banyak eksemplarnya, telah ada edisi terbaru maupun koleksi itu tidak relevan. Koleksi yang dikeluarkan ini dapat diberikan ke perpustakaan lain , atau dihancurkan untuk dibuat kertas lagi.
Koleksi perpustakaan secara berkala perlu disiangi agar bahan pustaka yang sudah tidak sesuai lagi dapat diganti dengan bahan pustaka yang baru . pemilihan bahan pustaka yang dikeluarkan dari koleksi sebaiknya dilakukan oleh petugas perpustakaan dan guru, kemudian untuk dipisahkan atau dipindahkan, dihibahkan atau dimusnahkan. Keputusan tersebut berdasarkan pertimbangan kemuktakhiran, kesesuaian, dan kondisi fisik dokumen.
Adapun alasan dilakukannya bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi adalah sebagai berikut:

• Bahan pustaka yang isinya sudah tidak sesuai lagi
• Edisi dan cetakan lama
• Bahan pustaka yang rusak dan tidak dapat diperbaiki
• Bahan pustaka yang isinya tidak lengkap
• Bahan pustaka yang jumlah copynya terlalu banyak

Dengan melakukan proses penyiangan bahan pustaka ini perpustakaan bertujuan untuk memelihara ke-up-date-an, keaktifan dan manfaat koleksi tersebut yang merupakan refleksi dari sasaran dan tujuan perpustakaan. Dan solusi dari bahan pustaka yang disiangi yaitu dengan cara menjualnya, pertukaran antar perpustakaan, atau memberikan hadiah kepada yang membutuhkannya.
Adapun prosedurnya menurut sebagai berikut:

• menentukan persyaratan koleksi yang akan disiangi misalnya atas dasar usia terbit, subjek, cakupan atau kandungan informasi
• Menentukan jenis koleksi yang ingin disiangi seperti buku, majalah, brosur, kaset rekaman, laporan tahunan.
• Mengeluarkan kartu buku, mencabut katalog dari semua jajaran katalog, dan menghapus data dari pangkalan data/ opac.
• Koleksi perpustakaan yang disiangi diberi cap yang berbunyi: “dikeluarkan dari koleksi perpustakaan”.
• Membuat berita acara tentang penyiangan koleksi untuk keperluan administrasi dengan dilampiri daftar bahan pustaka hasil penyiangan.
• Menyimpan koleksi hasil penyiangan tersebut digedung atau bisa ditawarkan ke perpustakaan lain yang membutuhkan.

BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN

Perawatan dan pelestarian bahan pustaka dilakukan dengan tujuan melestarikan kandungan informasi bahan pustaka.

Dalam rangka melaksanakan kegiatan perawatan dan pelestarian bahan pustaka maka diperlukan tenaga untuk merealisasikan kegiatan itu. Dalam kedinasannya tentunya tenaga – tenaga itu harus berada dalam suatu struktur organisasi.

Dalam rangka pemeliharaan bahan pustaka dan upaya kegiatan preservasi dan konservasi informasi, Perpustakaan melakukan penyiangan koleksi buku-buku teks. Penyiangan koleksi ini dilakukan karena tuntutan kebutuhan ruang yang terus bertambah seiring dengan pertambahan koleksi buku teks yang terus bertambah juga jumlahnya.

Tujuan dari kegiatan konservasi dan preservasi sebagai upaya pengawetan dan pelestarian bahan pustaka adalah sebagai berikut:

- Menyelamatkan nilai informasi suatu dokumen

- Menyelamatkan fisik dari suatu dokumen

- Mengatasi kendala kekurangan ruang

- Mempercepat proses temu balik informasi

DAFTAR PUSTAKA

1. Qalyubi, Syihabuddin, dkk. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan Dan Informasi. Yogyakarta: Jurusan IPI F.Adab UIN Suka, 2003

2. Sulistyo-Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993

3. Yulia, Yuyu, dkk. Pengembangan Koleksi. Jakarta: Universitas Terbuka, 2009